Comment réduire l’absentéisme au travail de vos salariés ?

En 2023, les experts ont observé une inquiétante tendance à l’absentéisme au travail. Cela concerne surtout les jeunes et les cadres. Avec une hausse de 12 % des arrêts de courte durée, les entreprises doivent réagir. Face à cette problématique, il est essentiel de mettre en place des solutions efficaces pour réduire les taux d’absences. Dans ce guide, nous passerons en revue la définition et les causes de l’absentéisme. Nous explorons également les stratégies à mettre en place pour l’éviter et pour assurer une amélioration continue.

Qu’est-ce que l’absentéisme au travail ?

L’absentéisme au travail se caractérise par l’abstention d’un salarié à exercer ses fonctions durant ses horaires professionnels réglementaires. Celle-ci peut être non planifiée ou injustifiée. Le phénomène devient préoccupant seulement lorsque les manquements se répètent fréquemment. 

Un taux d’absence élevé dans une entreprise diminue sa bonne gestion de rétention du personnel. Il entraîne une perturbation de son bon fonctionnement. Cela engendre une baisse de performance ou de qualité. Par la suite, cette situation impacte négativement sur la motivation des employés et sur le climat social de l’entreprise.

Calcul de l’absentéisme au travail

Pour obtenir le taux d’absentéisme, il faut prendre en compte plusieurs indicateurs clés. Vous divisez le nombre d’heures d’absences sur une période donnée par le nombre théorique d’heures de travail de la même période. Cette valeur est ensuite multipliée par 100 pour avoir le pourcentage d’absentéisme. 

La formule à retenir est la suivante :

(Nombre d’heures d’absences de la période/Nombre théorique d’heures de travail sur la période) x 100.

Par exemple, dans le cas d’une entreprise de 25 salariés, la période de travail mensuel théorique est de 22 jours multipliés par 25. Si chacun travaille 8 heures par jour, le calcul se fait comme suit :

Pour 25 salariés, l’heure de présence théorique est de : 8 heures x 22 jours x 25 employés = 4 400 heures. 

Si l’un d’eux s’est absenté durant 5 jours, cela représente 40 heures non travaillées. Voici comment calculer le taux d’absentéisme de l’entreprise : (40/4 400) x 100 = 0,9 %. 

Le résultat obtenu permet de mettre en place des stratégies de réduction d’absentéisme. Il est également utilisé en benchmarking pratiques. Cette technique consiste à comparer les données d’une entreprise à celle des autres.

Quelles sont les causes de l’absentéisme au travail ?

Les causes professionnelles

Les motifs professionnels de l’absentéisme incluent les conditions de travail, telles que la charge de travail ou les horaires irréguliers. Le climat de travail négatif réduit l’engagement des collaborateurs ainsi que la motivation des employés. Cela conduit à des absences répétées et mène à une augmentation du stress. 

Enfin, les maladies professionnelles telles que les troubles musculosquelettiques (TMS) entraînent aussi des absences.

Les causes personnelles

Les raisons personnelles qui peuvent causer l’absence d’un employé sur son lieu de travail peuvent inclure :

• les problèmes de santé physique ou mentale ;
• les responsabilités familiales non anticipées ;
• les urgences familiales imprévues ;
• les situations familiales complexes ;
• l’absence de confort sans motif apparent.

Les causes personnelles d’absence impliquent le plan humain. Cependant, ce ne sont pas toujours des motifs d’absence légitimes selon les politiques internes de l’entreprise.

Quel est le coût de l’absentéisme au travail ?

Les coûts directs

Le maintien du salaire est l’un des principaux coûts directs liés à l’absentéisme. Il est défini selon les conventions collectives ou la politique des congés de l’entreprise. Cela concerne les arrêts maladies, les accidents de travail, les maladies professionnelles et les congés pour événements familiaux.

Pour une maladie, l’employeur maintient le salaire à 100 % pour une absence de 5 jours. Il déduit les indemnités journalières de Sécurité sociale. L’employé bénéficie également d’une prise en charge d’une partie des frais médicaux.

Dans le cas d’un événement familial important, le Code du travail prévoit des congés. De ce fait, la rémunération est maintenue. Cela engendre un coût important, puisque l’employé ne présente aucun rendement durant cette période.

Les coûts indirects

Parmi les conséquences de l’absentéisme, il existe aussi les coûts indirects, appelés coûts cachés. Il y a par exemple, les frais de remplacement en cas d’intégration de nouveaux intérimaires. 

L’entreprise peut amener à recruter un intérim si un employé qualifié s’absente sur une longue durée. Il faut prendre en compte le coût salarial de l’employé remplacé si la rémunération est maintenue entièrement ou partiellement. Cela englobe par ailleurs les dépenses annexes au recrutement. Il s’agit notamment de :

• la mise en ligne des annonces ;
• la délégation du recrutement par une agence d’intérim ;
• la formation du personnel recruté.

Si l’entreprise ne recrute pas d’intérimaires, cela implique une augmentation des charges de travail. Certains employés sont obligés d’effectuer des heures supplémentaires qui sont facturables.

Quelles solutions pour réduire l’absentéisme au travail ?

Pour réduire l’absentéisme au travail, il est important d’avoir un plan d’action bien défini. Il faut un changement organisationnel, une analyse des risques et une bonne gestion de présence. Les stratégies pour la prévention contre les absences sont : 

• l’aménagement des espaces de travail : un environnement professionnel sain contribue au bien-être des salariés. Vous pouvez mettre à leur disposition des équipements confortables et ergonomiques ;
• la proposition de flexibilité des horaires : cela comprend l’opportunité de télétravail qui permet de maintenir l’équilibre vie professionnelle et personnelle ;
• La mise en place d’un soutien psychologique : cela peut aider les employés dans la gestion de stress. Cette approche se caractérise par une analyse comportementale et un suivi individuel. Elle réduit les absences liées à des problèmes de santé mentale. Il existe également le programme santé qui vise à promouvoir le bien-être physique et intellectuel des employés ;
• le développement des compétences : il permet aux salariés de profiter d’une évolution de carrière. Cela peut se présenter sous forme de mentorat d’accompagnement ou de formation en leadership ;
• la reconnaissance du mérite : elle comprend l’évaluation des performances et le système de récompenses. Ces facteurs contribuent à la satisfaction au travail et renforcent la sécurité de l’emploi ;
• la promotion de la culture d’entreprise : elle doit être axée sur la responsabilité sociale, la diversité et l’inclusion. En plus d’offrir une image positive, cela aide à booster la motivation et à réduire l’absence ;

l’amélioration de la communication interne : il s’agit de fixer des objectifs clairs en termes d’échange. L’entreprise doit effectuer une écoute active des retours feedback des employés. Cela aide à la résolution des conflits, la mise en place d’un dialogue social et la réalisation des réunions efficaces. Elle peut accomplir une enquête de satisfaction. Pour renforcer les relations, certaines organisations s’orientent vers des activités de team-building.